5 règles à suivre lorsqu’on utilise un feedback 360

Un feed-back à 360 degrés ou feed-back multi-critères est un processus dans lequel les employés reçoivent un feed-back confidentiel et anonyme de la part des personnes qui travaillent autour d’eux.  Voici 5 règles à suivre pour créer un feedback efficace.

 

1. Avoir un objectif clair

 

Tout d’abord, il est important d’avoir une compréhension claire et bien définie ainsi qu’une explication avec les employés sur les raisons pour lesquelles l’organisation entreprend un processus de feedback 360.
Les feedbacks 360 ne doivent pas être utilisés simplement parce que d’autres organisations le font, mais parce qu’ils serviront un objectif spécifique dans l’entreprise. Idéalement, le processus doit être conçu spécialement à cette fin.

Un feedback ne remplace pas la communication directe. Il s’agit d’un processus visant à aider les personnes telles que les managers, les superviseurs et les collègues à se faire une idée sur la façon dont les autres perçoivent leurs pratiques de gestion, leur communication et leur efficacité.

 

2. Impliquer tous les acteurs clés

 

Il est important d’impliquer les principales parties prenantes dans la conception et la mise en œuvre d’un retour d’information à 360. Il faut également s’assurer que toutes ces parties prenantes discutent en profondeur de leurs préoccupations et comprennent parfaitement le raisonnement de cette démarche. Les gens doivent être informés des décisions importantes et doivent avoir la possibilité de contribuer à ces décisions et d’aider à leur mise en œuvre.

Les parties prenantes, les superviseurs ou les responsables immédiats doivent, au même titre que les collègues, les membres de l’équipe ou les clients, connaître les compétences stratégiques à mesurer et savoir comment le retour d’information sera intégré aux systèmes de développement ou d’évaluation existants.

 

3. Créer la confiance

 

Un feedback comprenant plusieurs évaluateurs repose sur l’idée que les personnes peuvent se sentir en sécurité en fournissant un retour d’information anonyme.  La compromission de la confidentialité ou de l’anonymat, ou même la perception d’une violation, peut être perçu très négativement. La façon dont un feedback est donné peut avoir un impact important sur la façon dont les gens l’utiliseront de manière constructive.

Il est important que les décisions communiquées soient claires et que les personnes comprennent la manière dont le feedback 360 sera traité. Les personnes doivent savoir exactement ce qui sera rapporté à qui, si elles sont libres de s’exprimer, et l’objectif final de leur rapport.

Il est impératif d’instaurer un climat de confiance, afin que les évaluateurs sachent que les informations seront utilisées de manière équitable et honnête, et que leur anonymat et leur confidentialité seront préservés.

De plus, si le feedback 360 doit être utilisé pour l’évaluation, il est important de s’assurer que les gens comprennent que le système de notation est équitable.

De plus, les gens doivent avoir des moyens d’agir sur le retour d’information qu’ils reçoivent. Un problème récurrent est que les gens ne savent pas quoi faire avec le feedback qu’ils reçoivent. L’intuition ne suffit pas ; les gens ont besoin de lignes directrices – telles que l’accompagnement individuel, la formation ou l’auto-apprentissage – pour passer à l’action.

Enfin, les participants ne doivent pas être surpris de savoir qui peut voir les données et à quelles fins elles seront utilisées. Le pire cas serait celui où les gens sont amenés à croire une chose et où la situation change après le début du processus.

 

4. Poser des questions pertinentes

 

Les termes techniques et le langage compliqué laissent souvent place à des erreurs de communication et sèment la confusion chez les évaluateurs. Les questions mal formulées sont une autre raison pour laquelle les entreprises n’atteignent pas le taux de réponse maximal.

Il est recommandé de mettre l’accent sur les modèles comportementaux et les compétences plutôt que sur les traits de personnalité.

 

5. Utiliser un outil numérique

 

La gestion et la notation de tout processus de feedback 360 doivent être intuitives et faciles. Le processus peut impliquer une série de procédures importantes et complexes.

Le taux de réponse peut être faible et le retour d’information moins précis, car les personnes peuvent ne pas être motivées pour répondre à l’enquête.

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Sources:

https://www.envisialearning.com/system/resources/22/9-abstractFile.pdf?1269661856

Photo: Andrey Yalanski